La característica más importante del buen diseño de una oficina es la funcionalidad. Sin embargo, con demasiada frecuencia la mayoría de ellas acaban abarrotadas, repletas de máquinas a veces incluso anticuadas y de paredes que impiden la visibilidad y la comunicación, convirtiéndose en espacios completamente disfuncionales.
El diseño de una oficina requiere de otros puntos de vista distintos a los que se pueda tener con respecto a otros espacios, a menudo caseros, como la reforma de una cocina o de un baño. ¿Por qué? Porque el diseño efectivo de una oficina está plenamente relacionado con temas tan importantes como el de la productividad o la creatividad.
Los trabajos y actividades que se suceden en este tipo de espacios requieren de unas zonas bien definidas y estructuradas, con el fin de que el ambiente que se cree sea ideal para generar ideas y proyectos exitosos. Eso sí, debemos tener presente que no se trata de incorporar un escritorio creativo o una sala de conferencias con pintura brillante o lienzos de autor, sino de conseguir con el diseño una experiencia completa que permita estar en el lugar de trabajo de forma cómoda y pensar sin estrés en cada una de las necesidades que tenga el trabajador o la empresa en cuestión.
Por eso en este apartado queremos ofrecer toda una serie de ideas y pasos con los cuales poder estimular tu lado más creativo y la inspiración necesaria para la construcción o renovación de tu oficina.
La importancia de un buen diseño en una oficina.
Una oficina bien diseñada es una apuesta segura, y a la larga rentable, con respecto a la motivación de los trabajadores y al aumento de su productividad. Y esto es algo que ya tienen claro grandes empresas como Google, Facebook o Nestlé, que incluso incluyen en sus espacios de trabajo grandes cafeterías, zonas de juego o gimnasios y zonas de descanso. Estas empresas mencionadas son solo un pequeño ejemplo de los numerosos centros de trabajo que ya están cosechando el resultado final, en forma de beneficios, de sus diseños de oficinas inteligentes orientadas plenamente al ejercicio efectivo de los trabajadores. Además, esta idea del diseño efectivo es válida para cualquier tipo de negocio y empresa, al margen de su tamaño, así que no debes preocuparte si tu situación laboral se aleja completamente de gigantes como el de Mark Zuckerberg.
Diseño de una oficina, en qué debemos fijarnos para planificar correctamente
Hacer una lista de las principales prioridades que deseas en la creación o el rediseño de una oficina es algo prioritario, como veíamos anteriormente. Una vez que hayas identificado todas las necesidades o los mayores problemas, decide por dónde deseas empezar, para lo cual podrías señalar cuatro o cinco prioridades más urgentes, como el uso eficiente del espacio.
Con respecto a las cosas que deberías evitar, estas son solo algunas que deberías tener en cuenta:
- Que los trabajadores no dispongan de espacios de desconexión ni de reunión.
- Que los empleados pasen mucho tiempo desplazándose a las salas de reuniones, impresoras, fotocopiadoras, etc.
- Que existan zonas que nunca se utilizan y otras que se encuentran demasiado saturadas.
- Que existan zonas con demasiado ruido, con una mala climatización o con una deficiente iluminación.
- Que no existan accesos y/o zonas habilitadas para personas con movilidad reducida.
- No involucrar a los empleados en el diseño de un espacio efectivo.
Y para comenzar, lo primero que deberías hacer es evaluar el espacio actual con el que cuentas y analizar cómo su configuración o sus prestaciones repercuten en el nivel de productividad general. Es cierto que puede ser que el diseño que tenga una oficina funcionase muy bien en algún momento, pero los proyectos crecen y cambian como lo hace cualquier cosa de la vida con el tiempo, por lo que siempre es recomendable analizar de vez en cuando la forma en que el espacio está influyendo o no en los resultados, y la mejor manera de averiguar si una oficina es disfuncional es realizar un estudio serio capaz de realizar un seguimiento destinado a la mejora y la eficiencia de los espacios, lo cual puede hacerse de forma interna o con la ayuda de un consultor.
En este sentido, algunas de las cosas que se pueden hacer son: seguir a los empleados en su camino a través de la oficina, visitar salas de conferencias y áreas de despacho o escritorio cada media hora para determinar cómo se están utilizando, o pidiendo a los empleados que sigan sus propios movimientos e informen sobre cómo pasan su tiempo y cómo piensan que se podrían mejorar las cosas. ¿Por qué no proporcionar un espacio que sea más colaborativo y que respalde la necesidad de equilibrar el tiempo de descanso, de trabajo, de individualidad y de equipo?
El mobiliario, clave en el diseño de oficinas
Diseños industriales y vanguardistas
Materiales como el acero o el hierro son fundamentales en la concepción y creación de un espacio moderno, además, los diseños de tipo industrial y vanguardista son los que más se ajustan a un diseño que priorice la colectividad, la reunión, la retroalimentación de ideas…Introduce estanterías de madera rústica coronada por cierres en acero negro o mesas de trabajo de estilo “vintage” que cohesionen la diafanidad del espacio sin recargamientos innecesarios. Si a esto le añadimos elementos naturales, como plantas colgantes o paneles transparentes que dejen pasar la luz, obtendremos un espacio no solo lleno de personalidad, sino también acogedor, dinámico y actual.
Practicidad, ergonomía y luminosidad
Como la luz es muy necesaria el cristal no debería faltar en el diseño de una oficina moderna que se precie. El cristal sobre todo es importante porque nos permite dejar pasar toda la luz natural existente, y no cabe duda de que la luminosidad (fundamentalmente natural), influye muy positivamente en el estado de ánimo de las personas y por tanto también en su nivel de motivación. Tampoco deberíamos olvidar la calidad de los materiales de aquellas zonas que precisan de un mayor sedentarismo, como la zona de escritorio o la mesa y las sillas de un espacio de reunión. Recuerda que apostar por un espacio más diáfano y moderno que priorice la reunión y el intercambio de ideas no implica que aquellos espacios que estén destinados de forma concreta al trabajo no posean la suficiente calidad como para poder aguantar toda una jornada completa en la oficina sin lesiones o estrés. Apuesta por diseños sencillos y ergonómicos, que no pongan en riesgo nunca la salud de ninguna persona que trabaje o visite la oficina. Aunque suponga una mayor inversión inicial, a la larga merecerá la pena.
En definitiva, y tengas el tipo de oficina que tengas, no olvides que es muy importante tener claro qué es lo que se hace en ella para acertar y que, aunque haya espacios de oficinas que sean pequeños, es muy importante que existan otras zonas al margen del escritorio. Introducir espacios o rincones con libros, espacios para la conversación y un buen café, o para poder ejercitar el cuerpo y la mente en busca de grandes ideas…es algo fundamental en las oficinas de éxito del siglo XXI y en los modernos y estilosos espacios de coworking de las grandes ciudades en los que se premia y se prioriza el bienestar, la creatividad, la productividad y el sentido de trabajo colaborativo por encima del número de metros cuadrados.
Claves para diseñar una oficina del siglo XXI
A priori puede pensarse que una oficina es un sitio al que se acude a trabajar en pos de unos buenos resultados y de un rendimiento productivo, pero como ya hemos visto esto no es así per sé. Y es que una oficina no puede resumirse en una serie de mesas de escritorio con teléfonos y ordenadores, sino en todo un conjunto de espacios alternativos que sirvan para crear la atmósfera ideal de trabajo y productividad real. Por eso hoy en día cada vez surgen más espacios de trabajo que son conscientes de la importancia de esto, y que han sido capaces de comprender que el diseño tradicional de una oficina puede distraer muchísimo más a un trabajador que una oficina inteligente que incorpore zonas de descanso o incluso de ocio.
Los empleados en este tipo de oficinas modernas y alternativas suelen ser mucho más productivos que aquellos que trabajan en un sitio más clásico, y dicho diseño inteligente les ayuda establecer prioridades, a distribuir mejor los tiempos o a minimizar los espacios de inactividad convirtiéndolos en momentos de mayor calidad al mismo tiempo. Así que, si tú también eres consciente de que los tiempos han cambiado y de que es necesaria una reforma en tu oficina, no te pierdas las siguientes pautas que te ofrecemos para dar con la clave del éxito:
Realizar una buena planificación basada en prioridades
Piensa en todas las actividades que se realizan en tu empresa: revisar y contestar correos, atender llamadas telefónicas, reuniones, conferencias…Entonces, ¿por qué no diseñar los espacios en torno a todas ellas? De nada sirve centrar toda la atención en las mesas de escritorio si luego no queda espacio para definir bien un buen lugar de reunión o un espacio para el café. Por eso muchas oficinas apuestan por reducir un poco determinadas zonas en pos de la apertura de nuevos espacios interesantes, como un centro de recursos, una biblioteca o zona de lectura, pequeñas habitaciones privadas o zonas de ordenador…Recordemos que el secreto de la productividad está en dar a cada zona su importancia y en brindar determinados enclaves a los trabajadores para un aumento generalizado de la producción, de la creatividad y del bienestar.
Crear espacios colaborativos
Todos hemos escuchado alguna vez historias de empresas de éxito que nacieron del emprendimiento de gente joven con buenas ideas y que tuvieron que trabajar en su inicio en pisos pequeños, en garajes o en zonas en general poco adaptadas o incluso precarizadas. Sin embargo, la ilusión, la motivación y el esfuerzo son las claves de que dichos proyectos crecieran y triunfaran, y es ese el espíritu que debe imperar también a la hora de diseñar una oficina. Si dicho espacio de éxito que crece termina diseñando espacios tradicionales de trabajo para muchos empleados, puede que esa energía, pasión y espíritu competitivo que había al principio desaparezca rápidamente.
¿Por qué no proporcionar entonces espacios que sean más colaborativos y que respalden la necesidad de equilibrar tiempos de reflexión personal y tiempos de equipo? La interacción entre las personas, así como sus necesidades vitales, deben tenerse en cuenta en la forma en la que se construyen y se diseñan los espacios, y por supuesto también cuando lo que se necesita es una oficina.
Abandonar los espacios serios y demasiado privados
Las empresas necesitan nutrirse de ideas, de la colaboración entre todos aquellos que formen parte del proyecto, por eso los espacios de coworking motivan tanto a diferentes perfiles de personas trabajadoras, apostando porque cada una de ellas pueda aportar algo de valor a las demás. En este sentido, si los trabajadores se encuentran supeditados a su mesa de escritorio y tienen que recorrer sendos pasillos para visitar, despejar dudas, o aportar nuevas ideas a sus superiores o compañeros de equipo, no estaremos consiguiendo esa productividad deseada y muchas grandes oportunidades irán quedando aplazadas siempre “para mañana”.
Por eso es importante alejarse de lo convencional y renunciar a los pasillos en un diseño inteligente, así como apostar por las zonas más importantes, como la sala de conferencias, y hacer que esté en medio o muy cerca y accesible con respecto a todo lo demás. Así los miembros de un equipo estarán lo suficientemente cerca unos de otros como para escucharse mutuamente y cada minuto será apto para nuevas y grandes ideas.
Es decir, que es muy importante buscar rincones y espacios compartidos, pero sin renunciar por completo tampoco a los privados. Al analizar cómo interactúan las personas de forma ideal, como veíamos, puede dar siempre la sensación de que no exista la privacidad, cuando como es lógico también es necesaria, por eso es siempre importante que en función de aquellas actividades que requieran de un mayor grado de privacidad en una empresa, se diseñen determinados espacios cerrados. La clave es que los espacios cerrados siempre sean una minoría y no una mayoría en el diseño de todo el conjunto.
Claves decorativas para el diseño de una oficina moderna
Uso de materiales ecológicos y sostenibles
Hoy en día somos muy conscientes de la importancia que tiene el medio ambiente y de la necesidad de adaptar nuestro estilo de vida a la preservación del medio ambiente. Por eso, si vas a crear o a renovar tu oficina, no dudes en apostar por materiales sencillos y nobles como la madera, así como en apostar por mobiliario de segunda mano o recuperado, o incluso creado a partir de residuos reciclados. Incorporar esto al diseño hará que te muestres al mundo como una empresa que apuesta por el medio ambiente y por el cambio, algo que sin duda agradará y motivará también a los trabajadores, que se sentirán parte de un proyecto sostenible y con conciencia.
Coherencia visual y sensorial
La armonía y el sentido en cuanto a aquello que percibimos en un espacio o en cuanto a lo que nos hace sentir son fundamentales, sobre todo en una oficina donde tantas horas pasamos ejerciendo nuestras responsabilidades. La sencillez y la funcionalidad deben ser ejes claves en la distribución del espacio y también en la elección del mobiliario y de los elementos decorativos, sobre todo en espacios multifuncionales donde más posibilidades existen de caer en el abarrotamiento y el desorden. Sin embargo, esto no significa que deban ser espacios aburridos. Prueba a decorar alguna pared con un bonito grafiti, o con alguna frase inspiradora, o prueba a poner algún panel de pizarra en la pared para que se puedan anotar las ideas y propuestas del día.
